Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan,efektif dan efesien. Karna hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat kepercayaan terhadap perusahaan. Cara menangani telepon ada dua macam :
1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)
1. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon
1) Mengangkat gagang telepon
2)Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda
penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung
3)Gunakan bahasa resmi
4)Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat, secepatnya dihubungkan
kepada yang dituju
5)Apabila telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah
6)Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal yang harus diperhatikan.
Tanyakan dulu identitas penelepon
7)Bersikap sopan, ramah, hangat dan akrab
2. Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon
a. Persiapan menelepon
1)Siapkan nomor telepon yang hendak dituju
2)Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint
3)Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan
b. Pelaksanaan menelepon
1)Menekan nomor telepon yang dituju
2)Bila ada kesalahan menelepon, segera minta maaf
3)Bila tersambung, segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri
4)Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon
5)Mencatat hal-hal penting
6)Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih
7)Meletakkan gagang telepon dengan pelan
1)Menekan nomor telepon yang dituju
2)Bila ada kesalahan menelepon, segera minta maaf
3)Bila tersambung, segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri
4)Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon
5)Mencatat hal-hal penting
6)Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih
7)Meletakkan gagang telepon dengan pelan
c. Menghubungkan penelepon untuk pimpinan
1)Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan
a)Putar atau tekan nomor yang dituju
b)Bila terdengar telepon telah diangkat, ucapkan salam
c)Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat
d)Menyampaikan identitas diri
e)Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud
f)Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan
orang yang dituju pimpinan
g)Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan
1)Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan
a)Putar atau tekan nomor yang dituju
b)Bila terdengar telepon telah diangkat, ucapkan salam
c)Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat
d)Menyampaikan identitas diri
e)Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud
f)Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan
orang yang dituju pimpinan
g)Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan
2)Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan
a)Tekan nomor yang dituju
b)Bila terdengar telah diangkat, ucapkan salam
c)Pastikan nomor yang dituju tepat
d)Menyampaikan identitas diri
e)Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju
f)Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan
a)Tekan nomor yang dituju
b)Bila terdengar telah diangkat, ucapkan salam
c)Pastikan nomor yang dituju tepat
d)Menyampaikan identitas diri
e)Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju
f)Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar